Para comemorar os 17 anos da Agência io!, resolvemos fazer uma festa (online, como pede o momento de pandemia) e convidar pessoas do mercado para este evento especial. Assim nasceu o io! conecta, um encontro com 5 painéis, 1 palestra e 16 convidados.
O evento aconteceu ao vivo no dia 23 de setembro e foi o resultado de muita organização, planejamento e trabalho de uma equipe composta por 14 pessoas da Agência io!
Tudo começou com planejamento: estruturamos como seria o formato do evento, dividido em 5 painéis e 1 palestra. Cada painel teria 30 minutos de duração e de 3 a 4 convidados, enquanto a palestra final contaria com um convidado especial do mercado e duraria até 1 hora.
Os temas dos painéis tiveram como inspiração os valores da cultura da Agência: Agilidade, Protagonismo, Ética, Diversidade e Coletividade.
Com os temas definidos, procuramos pessoas do mercado que tinham a ver com cada um dos painéis e chegamos à lista de nomes que apresentamos no evento.
Outra parte importante do processo foi a definição da data e horário do io!Conecta. Optamos por quinta-feira, um dia no meio da semana, e um horário de final de expediente para que mais pessoas pudessem acompanhar a transmissão ao vivo.
Também decidimos contar com uma mediadora, responsável por costurar todo o evento, apresentar os convidados e fazer as perguntas do público durante os painéis.
A identidade visual foi criada pensando na união entre as novas tecnologias com o fator humano e, para isso, foram utilizadas formas vivas, a fonte padrão e as cores do brand da Agência. Você pode ler mais sobre a criação visual aqui.
Com o planejamento definido, começamos a fase de pré-evento, com o lançamento de vídeos e teasers estáticos para gerar antecipação e engajamento nas mídias sociais da Agência – Instagram, Facebook, LinkedIn e Youtube.
Além das mídias, criamos dois grupos, um no WhatsApp e outro no Telegram. A landing page do evento também foi essencial nesta etapa, uma vez que por lá captamos os leads e incentivamos, após a inscrição, as pessoas a entrarem nos grupos de mensagens para receberem conteúdos exclusivos.
Além disso, utilizamos e-mail marketing para as listas de inscritos no evento e de clientes e parceiros da Agência. Aos poucos, divulgamos os painéis e os nomes dos convidados e também dois teasers em vídeo no Youtube.
A criação de uma landing page exclusiva para o evento tinha como objetivo a captação de leads, ou seja, de pessoas interessadas em se inscreverem no evento e, assim, serem avisadas sobre as novidades através dos e-mails marketing e receberem certificado de participação.
Não podemos deixar de falar da responsividade da landing page, compatibilidade total com todos as plataformas, tendo como foco o desktop e mobile.
Visando a melhor experiência do usuário em sua navegação, priorizando os pontos de destaque e viabilizando o conteúdo de maneira agradável para utilização.
A página seguiu a identidade do evento e trouxe informações sobre a Agência io!, os painéis e os convidados. A landing page ainda contava com botões para os grupos de WhatsApp, Telegram e a possibilidade de adicionar o evento à agenda Google.
Nos grupos de WhatsApp e Telegram foram enviados conteúdos exclusivos para os participantes, como vídeos, áudios e e-books criados especialmente para esta finalidade.
Os e-books enviados contemplavam temas relevantes para as pessoas interessadas no evento e estavam alinhados aos conteúdos dos painéis. Analisando a Persona do evento, fizemos um primeiro e-book sobre “5 termos publicitários para ficar de olho”, relacionando cada um deles a um painel e incentivando o pessoal a aprofundar seus estudos antes do evento.
A identidade visual dos e-books continuou respeitando toda a identidade do evento. Assim, mesmo que inconscientemente, as pessoas fariam conexões, assimilando aquelas cores, formas e fontes e associando-as ao io!Conecta.
O segundo e-book, “As cores influenciam nosso cérebro?”, acompanhou um vídeo da Diretora de Arte da Agência, Paloma Cremonesi, que abordou a criação de branding e a importância das formas e cores na criação da identidade visual. Este conteúdo estava diretamente relacionado ao painel 2, sobre mudança de marca.
Alimentamos os grupos nas semanas que antecediam o evento, incentivando que os participantes convidassem seus amigos para se inscreverem no io!Conecta e também pudessem receber os conteúdos exclusivos. Preparamos ainda figurinhas para o WhatsApp, além de um Bingo da io! do trabalho remoto, em uma versão interativa e depois compartilhado também nos stories da Agência no Instagram.
Quer resultados diferentes? Conte com a io!
No dia do evento utilizamos a plataforma Streamyard para fazer a transmissão. Esta opção possibilitou a personalização dos backgrounds de cada painel, assim como outras funcionalidades como os vídeos exibidos nos intervalos entre um painel e outro e a exibição de perguntas do chat na tela.
Também foram enviados três e-mails marketing ao longo do dia, para lembrar do evento e avisar no momento em que a transmissão estivesse começando.
Internamente, este foi um trabalho que contou com muitas mãos sejam da equipe da io! quanto da colaboração de parceiros e convidados. Para que tudo saísse como o planejado, além das reuniões de alinhamentos com os participantes de cada painel, no dia do evento, montamos um grupo de WhatsApp para reunir todos e termos um canal para comunicações imediatas. Assim o grupo serviu para orientações, dúvidas e um meio de identificar qualquer empecilho.
Um documento de orientações foi desenvolvido para os convidados e para a mediadora. Nele, abordamos os seguintes pontos: como se preparar para o io!Conecta, como entrar na transmissão, o cronograma do evento, apresentação da equipe da io! e como agir em casos de imprevistos. Este material é relevante pois funcionou como um guia, além de garantir a menor probabilidade de erros simples envolvendo os detalhes técnicos da ferramenta usada para transmissão.
Minutos antes do início de cada painel, mensagens foram enviadas para os convidados questionando se estavam prontos. O objetivo foi, mas uma vez, reduzir ao máximo o número de possíveis imprevistos. Ao confirmar com antecedência, caso alguém enfrentasse alguma dificuldade, teríamos um controle melhor da situação. Alguns exemplos de mensagens foram:
Rodrigo Góes, Filipe Cipolla e Filipe Sales faltam 10 minutos para o nosso encontro acontecer, tudo certo? ⏰
Paloma Cremonesi, Júlia Paiva, Vinnie Checchinato e Dr. Fabrício Pandini é agora, vamos lá? 🤩
Laura Stoppa, Henrique Parra Parra Filho e Thuany Figueiredo faltam apenas alguns minutos, tudo OK? ⏰
Este acompanhamento se estendeu ao Streamyard. Ao ingressar na plataforma, os participantes tinham acesso a um chat privado para que quaisquer dúvidas e orientações de última hora pudessem ser feitas sem transparecer ao público que nos assistiu. E graças aos moderadores do chat de cada painel, foi possível controlar os comentários da audiência simultaneamente.
Após o evento, enviamos os slides da palestra do Rafael Terra nos grupos VIP. Também disparamos um e-mail marketing com o link da transmissão para quem quisesse rever o evento ou para quem não tivesse conseguido acompanhar ao vivo.
Os certificados foram gerados e encaminhados por e-mail para a lista de inscritos, além de termos uma versão especial do certificado de participação enviada para os convidados que integraram os painéis.
Para atrair e conectar mais pessoas interessadas no assunto, trabalhamos com anúncios através das mídias sociais e YouTube. Nas mídias utilizamos diversos formatos de peças e conteúdos falando sobre o evento e os participantes de cada painel e, no YouTube, utilizamos anúncios em formato “Anúncios não puláveis do YouTube”. Obtivemos resultados positivos em 2 semanas de campanha, gerando 164 acessos ao site com uma taxa de conversão de 9,64% em número de inscritos para o evento.
No dia do evento, a repercussão foi excelente tanto nos comentários da live e nas mídias sociais quanto nas mensagens particulares que recebemos de amigos, clientes e convidados. A Agência io! agradece a todos que participaram, assistiram, curtiram e compartilharam conosco este momento de celebração. Que venham muitos mais!
